استفاده از Excel

  دومین برنامه پرطرفدارمجموعه آفیس، Excel است. Excel ابزار بسیارخوبی برای كار با داده‌ها و ارقام است. با Excel می‌توانید برای جمع زدن فروش اداره خود، برگ كاری ایجاد كنید یا هزینه‌های شخصی را كنترل كنید. از Excel می‌توان برای تنظیم بودجه یا ایجاد فاكتور استفاده كرد. حتی از آن می‌توانید بعنوان یك برنامه پایگاه داده كوچك استفاده كنید. با این نرم افزار، می‌توانید هر نوع محاسبه ریاضی، از ساده‌ترین تا پیچیده‌ترین عملیات را انجام دهید و داده‌ها را سازماندهی كنید وقتی كه Excel را اجرا می‌كنید، صفحه نمایش چند عنصر آشنا مانند نوار منو، نوارهای ابزار، نوار وضعیت و اسكرول بارها را نشان می‌دهد. همچنین چند عنصر نا‌آشنا مانند نوار فرمول را مشاهده خواهید كرد كه به شما امكان می‌دهد تا داده‌ها را مشاهده و ویرایش كنید. ناحیه كاری به یك شبكه بنام صفحه كاری تقسیم می‌شود. در ابتدا سه برگه كاری در یك صفحه كاری قراردارد (كه اصطلاح Excel برای فایل است). داده‌ها در این شبكه سازماندهی می‌شوند.

در كارهای عملی این بخش، یاد می‌گیرید كه چگونه داده ها را وارد و فرمت دهی كنید، سطر و ستون اضافه حذف كنید و فرمول وارد كنید. بعلاوه، چند قابلیت پیشرفته‌ترExcel مانند مرتب سازی و فیلتر كردن داده‌ها و ایجاد نمودار را یاد خواهید گرفت.

چگونه یك جدول درج كنیم 

اگر می‌خواهید یك نمودار یا لیست پیچیده ایجاد كنید،‌ بهترین گزینه، استفاده از یك جدول Word است. جدول، شبكه‌ای از ردیف‌ها و ستون‌هاست. هر خانه در جدول، سلول نامیده می‌شود. از جدول‌ها می‌توان برای ایجاد هر چیز، از نمودارهای ساده تا فاكتور و لیست كارمندان استفاده كرد. جدول برای اطلاعاتی سودمند است كه باید بصورت ردیف و ستون سازماندهی شود. جدول‌ها انعطاف پذیر هستند یعنی می‌توانید مشخص كنید كه دقیقاً چند ردیف یا ستون داشته باشند، اندازه و فرمت هر سلول را كنترل كنید و هر چیزی از متن تا شكل گرافیكی را در آن قرار دهید.

 سریعاً یك جدول ایجاد كنید  

برای ایجاد سریع یك جدول، در محلی از سند كه می‌خواهید جدول را قرار دهید كلیك كنید. بعد روی دكمه Insert Table در نوار ابزار Standard كلیك كنید. یك شبكه ظاهر می‌شود. از این شبكه استفاده كنید تا به Word بگویید كه چند ستون و ردیف می‌خواهید: با ماوس روی مربع‌هایی كه نماینده سلول‌های جدول هستند بكشید (برای مثال، با كشیدن ماوس، سه ستون و چهار ردیف انتخاب كنید).

 جدول فوری  

وقتی كه دكمه ماوس را رها كنید، یك جدول با تعداد ردیف و ستون‌هایی كه انتخاب كردید در صفحه ایجاد می‌شود. این جدول در پهنای صفحه گسترده می‌شود. برای كوچك‌تر كردن آن از نظر عرضی، اشاره‌گر ماوس را به یك لبه عمودی ببرید و آن را تا موقعیت جدید بكشید (لبه سمت راست را بكشید تا كل جدول را كم عرض‌تر كنید).

 متن جدول را وارد كنید  

در یك سلول كلیك كنید و شروع به تایپ كردن كنید. متن هر سلول مانند یك پاراگراف عمل می‌كند. اگر Enter را بزنید، یك پاراگراف جدید در همان سلول شروع می‌شود. متن هر سلول به همان روشی فرمت‌دهی می‌شود كه متن یك پاراگراف معمولی را فرمت‌دهی می‌كنید.

 خودتان یك جدول ایجاد كنید  

برای ایجاد یك جدول نامتقارن و بصورت سلول به سلول، روی دكمه Tables and Borders در نوار ابزار Standard كلیك كنید. نوار ابزار Tables and Borders ظاهر می‌شود، دید Print Layout باز می‌شود و اشاره‌گر ماوس به شكل مداد در می‌آید.

 گزینه‌های مربوط به جدول   

اگر دكمه Draw Table انتخاب نشده است روی آن كلیك كنید و از دكمه‌های Line Style، Line Weight و Border Color در نوار ابزار Tables and Borders برای مشخص كردن نوع و رنگ خطی كه برای خط خارجی جدول می‌خواهید استفاده كنید. برای رسم كردن یك مستطیل بعنوان خط خارجی جدول، ماوس را بكشید.

 خطوط جدول را رسم كنید  

اگر می‌خواهید، برای خط‌های داخلی جدول، نوع یا رنگ دیگری انتخاب كنید. بعد برای مشخص كردن ردیف‌ها و ستون‌ها، خط‌های داخلی را رسم كنید. وقتی كه ماوس را می‌كشید، یك خط چین نشان می‌دهد كه خط در كجا درج خواهد شد. وقتی كه خط، كل پهنا یا ارتفاع جدول را فرا گرفت، دكمه ماوس را رها كنید. با این روش می‌توانید هر جدولی با هر پیچیدگی را ایجاد كنید.

* توجه*

 حركت در یك جدول

برای حركت به سمت راست و سلول به سلول، Tab را بزنید. برای حركت به سمت چپ و سلول به سلول، Shift + Tab را بفشارید. (برای درج كاراكتر Tab در یك سلول، Ctrl + Tab را بزنید.)

اضافه كردن و حذف كردن یك ردیف

برای درج یك ردیف جدید در یك جدول، در ردیف زیرین ردیفی كه می‌خواهید درج كنید كلیك كنید و روی فلش Insert Table در نوار ابزار Tables and Borders كلیك كنید و گزینه Insert Rows Above را انتخاب كنید و یا از منوی Table، گزینه Insert Rows Above را انتخاب كنید. برای حذف یك ردیف، در آن ردیف كلیك كنید و از منوی Table، گزینه Select و بعد گزینه Row را انتخاب كنید، بعد از منوی Table، گزینه Delete و بعد گزینه Rows را انتخاب كنید.

فرمت‌دهی خطوط شبكه (خطوط داخلی جدول)

می‌توانید خطوط شبكه جدول را ظاهر كنید و آنها را با گزینه‌های Borders فرمت‌دهی كنید یا آنها را مخفی كنید (كه باعث می‌شود كه جدول بصورت یك لیست مرتب نشان داده شود).برای پنهان كردن خطوط شبكه جدول، در جدول كلیك كنید و از منوی Table، گزینه Hide Gridlines را انتخاب كنید. برای نمایش مجدد آنها، از منوی Table، گزینه Gridlines Show را انتخاب كنید.